Estoque mínimo e ponto de reposição: nunca faltar nem sobrar

Tem um erro que sangra 8 em cada 10 comércios pequenos, e o dono quase nunca percebe porque ele não aparece de uma vez: comprar estoque no chute. Você compra 'no olho', pela memória e pela intuição. E aí acontece uma de duas desgraças. Ou falta o produto quando o cliente quer, e você perde a venda (e às vezes o cliente pra sempre). Ou sobra, e seu dinheiro fica preso na prateleira, mofando, vencendo, ocupando espaço, virando prejuízo. Faltar e sobrar são os dois lados da mesma moeda: a falta de controle de estoque. A boa notícia é que existe uma continha simples que resolve isso, e ela se chama estoque mínimo com ponto de reposição.

Por que o chute quebra o negócio devagar

Comprar no chute parece funcionar porque você não vê o prejuízo direto. Mas ele está lá, escondido em dois lugares:

• Na venda perdida: o cliente veio, o produto não tinha, ele comprou no concorrente. Você não vê essa venda no relatório porque ela simplesmente não aconteceu. É o prejuízo invisível, e é o pior, porque além do dinheiro daquela venda, você pode ter perdido o cliente.
• No dinheiro parado: cada produto encalhado na prateleira é dinheiro seu que poderia estar girando, comprando o que vende, pagando conta. Estoque parado é capital de giro preso. E se estraga ou vence, vira prejuízo puro.

O chute te joga de um lado pro outro: uma hora falta, outra sobra, e você nunca acha o equilíbrio. O controle de estoque existe justamente pra achar esse ponto de equilíbrio com número, não com sorte.

Os dois números que resolvem: estoque mínimo e ponto de reposição

Você só precisa entender duas ideias simples.

Estoque mínimo é a quantidade de segurança que você nunca deve deixar acabar. É o colchão que te protege de um atraso do fornecedor ou de uma semana de venda mais forte. Se o estoque de um produto chegar nesse nível, é sinal de perigo.

Ponto de reposição é o nível em que você já tem que fazer o pedido, antes de chegar no mínimo. Como o fornecedor demora pra entregar, você precisa pedir com antecedência pra a mercadoria nova chegar antes de a antiga acabar. O ponto de reposição é esse gatilho: 'chegou aqui, faz o pedido agora'.

Como calcular, na prática

Você precisa de três informações por produto: quanto vende por dia, quantos dias o fornecedor demora pra entregar, e quantos dias de segurança você quer ter. Vamos ao exemplo de um mercadinho com um produto qualquer, digamos uma marca de arroz.

Passo 1 - venda por dia. Olhe quanto sai por semana e divida por 7, ou por mês e divida por 30. Digamos que vendam 10 pacotes por dia.

Passo 2 - prazo de entrega do fornecedor. Do pedido até a mercadoria na prateleira, digamos 5 dias.

Passo 3 - dias de segurança. Um colchão pra imprevisto, digamos 3 dias.

Agora as contas:

• Estoque mínimo = venda por dia x dias de segurança = 10 x 3 = 30 pacotes. Abaixo disso, você está no vermelho de segurança.
• Ponto de reposição = venda por dia x (prazo de entrega + dias de segurança) = 10 x (5 + 3) = 80 pacotes. Quando o estoque bater em 80, você faz o pedido, sem esperar mais.

Simples assim. Quando o arroz chega em 80 pacotes, você pede. Os 50 pacotes que ainda tem cobrem os 5 dias que o fornecedor demora (50 pacotes / 10 por dia = 5 dias), e você ainda entra na entrega com os 30 do mínimo de segurança na prateleira. Nunca falta, e você não precisa lotar o estoque 'por garantia'.

Controlar o ponto de reposição de dezenas de produtos de cabeça é impossível. Um app simples como o Financap Mercado te avisa quando um item está chegando na hora de repor, então você compra na medida certa, sem faltar nem sobrar. Vale criar sua conta gratuita e tirar o estoque do chute.

Quanto comprar quando o gatilho disparar

Saber a hora de pedir é metade. A outra metade é saber quanto pedir. Não adianta acertar o momento e comprar demais, senão você volta a prender dinheiro. Uma regra prática: compre o suficiente pra cobrir até a próxima reposição, mais o colchão de segurança, considerando quanto você vende e o giro do produto.

Produto que vende rápido e não estraga, você pode comprar em quantidade maior pra ganhar desconto de volume. Produto que vende devagar ou que vence, compre menos e mais vezes, mesmo que o preço unitário fique um pouco pior, porque o prejuízo de encalhe e vencimento é maior que o desconto perdido.

O estoque parado é dinheiro dormindo

Tem uma frase que todo dono deveria colar na parede: estoque parado é dinheiro dormindo. Cada pacote, cada peça, cada caixa que fica meses na prateleira é dinheiro seu que poderia estar trabalhando: comprando o que gira, pagando conta, rendendo. Em vez disso, está lá, parado, ocupando espaço e correndo o risco de estragar, vencer ou sair de moda.

Muito dono confunde estoque cheio com riqueza. 'Tenho a loja abastecida, estou bem.' Nem sempre. Uma loja abarrotada de produto que não vende é uma loja com o caixa preso na parede. O ideal não é ter muito estoque, é ter o estoque certo: o suficiente pra não faltar o que vende, e o mínimo possível do que vende devagar. Girar rápido é melhor que estar cheio.

Uma forma de enxergar isso é olhar o giro: quantas vezes por mês (ou por ano) aquele produto se renova. Produto que gira muito é dinheiro trabalhando. Produto que gira pouco é dinheiro dormindo, e merece ser comprado em menor quantidade ou revisto. Quando você libera o dinheiro preso em encalhe e coloca ele no que gira, o mesmo capital rende muito mais.

Como começar sem virar o negócio de cabeça pra baixo

Você não precisa controlar tudo de uma vez, senão desiste na primeira semana. Comece pequeno e vá crescendo:

1. Liste seus 10 produtos que mais vendem. São eles que mais doem quando faltam e mais pesam no caixa. Calcule o estoque mínimo e o ponto de reposição só desses primeiro.
2. Anote as saídas por duas ou três semanas pra descobrir quanto vende por dia de cada um. Se você já tem as notas de venda, use elas.
3. Descubra o prazo real de cada fornecedor, do pedido até a mercadoria na prateleira. Muita gente acha que é rápido e leva um susto quando cronometra.
4. Ajuste com o tempo. Nas épocas de pico, suba o mínimo; na baixa, reduza. O número não é pedra, ele acompanha a realidade da sua venda.

Depois que os principais estão sob controle, você vai sentir a diferença: menos falta na hora que o cliente quer, menos mercadoria estragando na prateleira, e mais dinheiro livre pra girar. Aí é só ir estendendo o controle pros demais produtos, no seu ritmo.

Perguntas frequentes

Preciso fazer isso pra todos os produtos? Comece pelos que mais vendem e pelos que mais dão problema (que faltam ou que encalham). Poucos produtos costumam responder pela maior parte do seu movimento e da sua dor de cabeça. Controle esses bem e você já resolve a maior parte.

E se minha venda variar muito? Use a média de algumas semanas e aumente um pouco o colchão de segurança nos períodos de pico. Em épocas de alta (Natal, datas do seu setor), suba o estoque mínimo. Em baixa, reduza pra não prender dinheiro. O cálculo é o mesmo, só muda o número da venda por dia.

Comprar mais pra ganhar desconto vale a pena? Só se o produto girar rápido e não vencer. Desconto de volume é ótimo, mas não compensa se a mercadoria vai ficar meses parada ou estragar. Faça a conta: o desconto é maior que o custo de deixar aquele dinheiro preso e o risco de perda? Se sim, compre; se não, segure.

Como sei quanto vendo por dia se nunca anotei? Comece a anotar as saídas dos principais produtos por duas ou três semanas, ou use as notas de venda. Com um app de controle isso fica automático. Sem histórico nenhum, use sua melhor estimativa e vá ajustando conforme observa a realidade.

Resumo

Comprar estoque no chute é o erro silencioso que sangra a maioria dos comércios: ora falta e você perde venda, ora sobra e prende (ou perde) dinheiro. A solução é uma continha por produto. Estoque mínimo é o colchão de segurança que você nunca deixa acabar. Ponto de reposição é o gatilho que avisa a hora de pedir, com antecedência suficiente pra a mercadoria chegar antes de acabar. Com esses dois números, você compra na medida: nunca falta, nunca sobra.

Controlar isso na cabeça, produto por produto, é impossível no corre do dia. No Financap Mercado você acompanha seus produtos e recebe o aviso na hora de repor, comprando certo e mantendo seu dinheiro girando em vez de dormindo na prateleira. Estoque no controle é lucro que para de vazar pelos dois lados.

Equipe Financap

A gente ajuda micro-empreendedor a enxergar o lucro e organizar o negócio. Conteúdo em português de gente, sem jargão.