MEI pode ter funcionário? As regras explicadas simples

Seu João tem uma serralheria pequena, dessas de bairro, e por três anos fez tudo sozinho: cortava, soldava, atendia, entregava e ainda fechava as contas de noite. Até que a demanda cresceu e ele começou a recusar serviço por falta de mão. Foi aí que bateu a dúvida que trava muito microempreendedor: 'Eu, sendo MEI, posso contratar alguém de carteira assinada?'

A resposta curta é sim. Mas tem regra, tem limite e tem custo — e é melhor entender tudo antes de assinar a carteira de alguém do que depois. Vamos acompanhar o Seu João nessa decisão, porque a história dele é a de milhares de donos: o negócio cresce, o dono não dá conta sozinho, e bate aquele nó entre 'quero contratar' e 'será que aguento o custo?'. A boa notícia é que, entendendo as regras e fazendo uma conta simples, essa decisão deixa de ser um salto no escuro.

A regra de ouro: o MEI pode ter UM funcionário

A primeira coisa que o contador explicou pro Seu João foi o limite: o MEI pode ter no máximo um empregado registrado. Um só. Se o negócio precisar de dois, três, a história muda — e aí já não é mais caso de MEI, é de virar ME (Microempresa).

Além disso, existe uma regra sobre o salário desse empregado. O funcionário do MEI deve receber, em geral, um salário mínimo ou o piso da categoria dele (quando a profissão tem um piso definido por lei ou acordo). Não dá pra registrar alguém ganhando menos que isso.

Pro Seu João, que só precisava de um ajudante pra soldar e carregar, um funcionário resolvia perfeitamente. Ele se encaixava na regra.

Quanto custa de verdade ter esse funcionário

Aqui o Seu João levou o primeiro susto saudável — daqueles que evitam susto maior lá na frente. Ele achava que 'contratar' era só pagar o salário combinado. Não é. Sobre o salário existem encargos que ele, como patrão, precisa recolher todo mês:

• FGTS: um percentual do salário depositado todo mês numa conta do trabalhador. No caso do MEI, esse percentual é reduzido em relação às empresas maiores.
• INSS (parte do patrão): uma pequena porcentagem do salário, também com valor facilitado pro MEI.
• O próprio salário, claro, mais o que a lei manda: férias, 13º e demais direitos ao longo do ano.

Na conta do Seu João, o custo total do funcionário ficou um pouco acima do salário combinado — some os encargos mensais e reserve, mês a mês, o pedaço do 13º e das férias que vão vencer lá na frente. A regra que o contador deu foi de ouro: 'não olhe só pro salário; olhe pro custo cheio, com encargos e com o que vence uma vez por ano'.

Antes de contratar, o Seu João fez uma conta simples: quanto de serviço a mais o ajudante permite fazer por mês, menos o custo cheio dele. Só contratou porque o número fechava. Fazer essa conta com clareza — o que entra a mais contra o que sai a mais — é exatamente o tipo de coisa pra qual existe um app simples no celular como o Meu Financeiro. Criar conta grátis ajuda você a decidir com número, não no chute.

O passo a passo que o Seu João seguiu pra contratar certo

1. Confirmou o enquadramento. Verificou com o contador que a atividade dele permitia funcionário e que um empregado bastava.
2. Registrou o empregado. Fez o registro formal (o eSocial cuida disso hoje), com carteira assinada desde o primeiro dia. Nada de 'experiência sem registro' — isso é passivo trabalhista esperando pra explodir.
3. Organizou os recolhimentos mensais. FGTS e INSS do funcionário passaram a ter data no calendário dele, junto com o DAS-MEI.
4. Separou a reserva do 13º e das férias. Todo mês ele guardava um pedacinho, pra que a conta anual não virasse aperto.

Repare que a parte mais importante não foi burocrática — foi financeira. O Seu João não quebrou a cabeça com papel; ele quebrou a cabeça pra garantir que o funcionário se pagava e que os encargos não pegariam o caixa desprevenido.

Pra deixar claro o que 'custo cheio' significa, o contador desenhou pro Seu João: pense que, além do salário do mês, todo mês você guarda um pedacinho do 13º (que vem em dezembro) e um pedacinho das férias (que vêm uma vez por ano). Se você não separa esses pedaços mês a mês, dezembro chega e parece que 'o negócio piorou' — quando, na verdade, a conta sempre incluiu isso; você é que não tinha visto. O funcionário do Seu João custava um salário por mês na cabeça dele, mas um pouco mais que isso no bolso, todo mês, quando somava tudo direito.

Os cuidados que evitam dor de cabeça trabalhista

O Seu João aprendeu que contratar não é só somar um custo — é assumir responsabilidades que, se ignoradas, viram processo e multa lá na frente. Os cuidados que o contador reforçou:

• Carteira assinada desde o primeiro dia. Nada de deixar 'uns dias de experiência' sem registro. Se a pessoa trabalha com habitualidade, tem que estar registrada. O 'jeitinho' aqui é o que mais gera ação trabalhista.
• Contrato de experiência no início. A lei permite um período de experiência antes do vínculo definitivo — use-o pra ter certeza de que a pessoa é a certa.
• Guardar tudo organizado. Registro, holerites, comprovantes de FGTS e INSS pagos. Se um dia houver questionamento, quem tem os papéis em ordem se protege.
• Cumprir jornada e descanso. Respeitar horário, folga e férias não é só lei — é o que mantém um bom funcionário motivado e longe do tribunal.

Nada disso é bicho de sete cabeças, mas tudo isso é responsabilidade que antes não existia. Contratar é dar um salto no tamanho do negócio — e todo salto pede rede de segurança.

Quando o funcionário é sinal de que você já passou do MEI

Uns meses depois, a serralheria do Seu João cresceu tanto que um ajudante não dava mais conta. Ele precisava de um segundo. E aí bateu de novo na regra: MEI só pode ter um. Esse foi o sinal claro de que estava na hora de conversar com o contador sobre virar ME.

Não é motivo de medo — é motivo de comemoração. Precisar de mais gente quer dizer que o negócio deu certo. O importante é enxergar o sinal a tempo e planejar a transição, em vez de descumprir a regra 'dando um jeitinho' de manter dois funcionários no CNPJ de MEI, o que só traria problema.

Perguntas frequentes

MEI pode ter dois funcionários? Não. O limite é de um empregado registrado. Se o negócio precisa de dois ou mais, é sinal de que chegou a hora de migrar de MEI para Microempresa (ME).

Quanto tenho que pagar de salário pro funcionário do MEI? Em geral, no mínimo um salário mínimo ou o piso da categoria daquela profissão, quando existe. Não é permitido registrar alguém abaixo desse valor.

Quais os custos além do salário? FGTS e a parte patronal do INSS, ambos com percentuais facilitados pro MEI, mais os direitos que vencem ao longo do ano, como 13º e férias. Some tudo isso pra saber o custo real antes de contratar.

Posso deixar a pessoa 'de experiência' sem registrar? Não. Trabalhar sem registro é irregular e gera passivo trabalhista, multa e dor de cabeça. Se a pessoa trabalha pra você com habitualidade, tem que ter carteira assinada desde o início.

Contratar funcionário aumenta o meu DAS de MEI? Não. O DAS-MEI continua fixo. O funcionário gera custos próprios (FGTS e a parte patronal do INSS dele), que são separados do seu boleto mensal de MEI. São duas contas diferentes: a sua, como MEI, e a do empregado.

Preciso de contador pra ter um funcionário? Ajuda muito. O registro e os recolhimentos passam pelo eSocial e têm prazos; um contador organiza tudo e evita erros que custam bem mais que o honorário. Muitos MEIs contratam um contador justamente quando pegam o primeiro empregado.

Resumo

Sim, o MEI pode ter um funcionário — só um — recebendo pelo menos o mínimo ou o piso da categoria. O segredo não está na papelada, e sim na conta: some ao salário os encargos (FGTS e INSS) e reserve todo mês o pedaço do 13º e das férias, pra saber o custo cheio. Só contrate se o serviço a mais que a pessoa traz paga esse custo com folga. E, quando um funcionário não bastar, encare como bom sinal: é hora de crescer e virar ME.

Decidir isso no chute é arriscado. Ver com clareza quanto o funcionário custa e quanto ele te faz faturar a mais é o que transforma medo em decisão segura — e é pra isso que serve ter suas contas na palma da mão, num app como o Meu Financeiro. Comece grátis antes de assinar a carteira de alguém.

Equipe Meu Financeiro

A gente ajuda micro-empreendedor a enxergar o lucro e organizar o negócio. Conteúdo em português de gente, sem jargão.